Digitalt driftsverktøy for ledere, internkontroll, oppgaver og dokumentasjon.
Samlet internkontroll for Løten speidergruppe. Her finner lederne kontrolloppgaver, sikkerhet og beredskap, aktivitetskort, avvik, ansvar og dokumentasjon – både på Hammeren og ute på tur.
| Kontrollpunkt | Status | Kommentar og funn | Tiltak og frist | Ansvarlig |
|---|
| Ansvarsområde | Ansvarlig leder | Vara eller støtte | Oppgaver |
|---|
Stopp aktiviteten, sikre området, tell opp gruppa og fordel oppgaver. Ring nødetat ved behov.
Felles handlelister for turer, enheter og drift.
En enkel felles huskeliste for hver enhet.
Internkontroll er gruppas enkle system for å passe på at viktige oppgaver faktisk blir gjort, at vi vet hvem som har ansvar, at vi er forberedt når noe skjer, og at vi lærer av feil og hendelser. Målet er ikke mer papirarbeid. Målet er trygg og forutsigbar speiderdrift – også når nye ledere kommer til.
Du trenger ikke kunne HMS-språk for å bruke systemet. Finn delen som passer til det du skal gjøre, følg punktene og dokumenter bare det som er nyttig.
En liste over oppgaver som skal gjøres på bestemte tidspunkt eller med en fast frekvens gjennom året. Det hindrer at viktige kontroller blir glemt. Trafikklyset beregnes ut fra siste arkiverte kontroll og fristen.
Selve sjekklisten eller dokumentasjonen som brukes når et punkt i årshjulet gjennomføres. Her kan dato, status, funn og hvem som utførte kontrollen registreres.
Planen for hva vi gjør dersom noe uventet eller alvorlig skjer. Akuttkortet er hurtigversjonen når man trenger informasjon med én gang.
Noe som ikke er slik det skal være – for eksempel en feil, mangel, uønsket hendelse eller rutine som ikke ble fulgt. Et avvik registreres for at det skal kunne følges opp.
Praktiske sikkerhetspunkter for aktiviteter som trenger litt ekstra planlegging eller risikovurdering.
En kort side med nødnummer, viktige kontakter og nøkkelinfo. Tilpasses tur eller leir og kan skrives ut eller tas skjermbilde av.
Oversikt over ledere som har et spesielt ansvar, slik at det er tydelig hvem som følger opp hva.
Telefonnummer og praktisk informasjon dere trenger i driften, for eksempel gruppeleder, snøbrøyting, septik og informasjon om Hammeren.
Planlagte møter, turer og arrangementer. Den er separat fra årshjulet fordi kalenderen viser hva gruppa skal gjøre, mens årshjulet viser internkontrolloppgaver.
Arkivet tar vare på tidligere dokumentasjon. Revisjon betyr at dere med jevne mellomrom sjekker om systemet fortsatt passer måten gruppa faktisk arbeider på.
Hurtigguide, beredskap og revisjon.
Årlig kontroll og tiltak.
Kontrollplan og status.
Hendelser, funn og oppfølging.
En sikker lenke sendes til administratoradressen jonas.pettersen91@gmail.com. Bare den som har tilgang til denne e-posten kan velge et nytt fellespassord.
Skriv inn det nye fellespassordet for Løten speidergruppe.
I produksjonsversjonen genereres dokumentet som PDF og legges ved e-posten.